October 16, 2010

Mencoba Merencanakan Program Tour Siswa - MI-MD Persis Rahayu

Pada postingan kali ini sejenak saya berbelok dari pembahasan utama, nggak apa-apa ya !
langsung aja, susah kalau basa-basi dulu, otaknya lagi nggak begitu jalan nih ....
Untuk memudahkan pembaca memahami yang saya jelaskan (kaya yang udah jago aja, padahal lagi belajar ini juga), saya buat contoh perencaan Tour(Rihlah) di Sekolah/Madrasah tempat saya ngajar dan beraktifitas yakni di MI-MD Persis Rahayu.
Langkah pertama dalam perencanaan adalah Analisis SWOT dari sebuah rencana atau proyek. (apa tuh SWOT ... googling dulu ah)
Apabila dibutuhkan sebuah kepanitian atau EO (untuk event skala menengah-besar) segera susun kepanitian. Dan sebaiknya dalam setiap rencana/proyek dibuat kepanitiaan atau minimal sebuah tim yang menggarap rencana/proyek tersebut.
Setelah terbentuk sebuah kepanitiaan segera buat program kerja tiap-tiap bagian/bidang dalam kepanitiaan.
Tentukan juga waktu pelaksanaan, biaya, peserta, dll.
Setelah itu baru kita publikasikan proyek itu (dalam contoh pada postingan ini saya ambil rencana Tour Siswa)

Contoh Kasus : MI-MD Persis Rahayu akan mengadakan Tour/Piknik/Rihlah di sela-sela libur semester ganjil ke Kebun Binatang Ragunan - Jakarta

1. ANALISA SWOT

Strenght (Kekuatan)
  • Jumlah siswa keseluruhan MI-MD berjumlah 409 orang (banyak nggak ya! )
  • Kebanyakan siswa belum pernah ke Kebun Binatang Ragunan
  • Sebagian besar orangtua siswa mendukung kalau liburan/tour ke Kebun Binatang Ragunan
  • Masih tingginya sikap kekeluargaan di antara orangtua siswa, sehingga bila terdapat siswa yang tidak ikut liburan, biaya ditanggung oleh yang mampu
  • Yayasan/Pesantren mendukung terlaksananya kegiatan Tour ini
  • dll.
Weaknesses (Kelemahan)
  • Taraf pendidikan sebagian orangtua siswa masih minim, sehingga kurang memahami pentingnya liburan/refreshing disela-sela kesibukan belajar siswa.
  • Taraf ekonomi sebagian orangtua siswa tergolong lemah.
  • Terdapat sebagian orangtua siswa yang mempunyai kendaraan sendiri, sehingga mereka lebih memilih berlibur dengan keluarganya sendiri.
  • Terdapat sebagian orangtua yang kurang begitu suka ke Kebun Binatang, salah satu penyebab karena mereka sering berkunjung ke Kebun Binatang Bandung apabila lebaran.
  • dll.
Opportunities (Kesempatan/Peluang)
  • Masih banyak siswa yang belum tahu dan berkunjung ke Kebun Binatang Ragunan
  • Kendaraan yang digunakan adalah BUS AC, ini menjadi peluang karena sebagian siswa jarang menggunakan dan masih penasaran dengan kendaraan tersebut. (maklum di kampung mas !)
  • Biaya tour/liburan ini tergolong murah, karena pihak sekolah/madrasah tidak mengutamakan keuntungan, tetapi lebih pada sarana hiburan anak untuk menghilangkan kepenatan, dan menjalin hubungan baik antara orangtua siswa dengan pihak sekolah/madrasah
  • dll.
Threath (Ancaman)
  • sebagian orangtua siswa lebih memilih untuk berlibur masing-masing, daripada ikut tour yang diadakan pihak sekolah/madrasah
  • karena pada waktu keberangkatan diperkirakan masih musim pancaroba (tidak tentu cuaca), sehingga banyak siswa yang tidak ikut tour dikarenakan sakit
  • dll.
2. BUAT SEBUAH KEPANITIAAN
Untuk melancarkan terlaksananya tour tersebut, pihak sekolah membuat sebuah kepanitiaan dengan struktur Ketua Panitia (1 orang), Bendahara (2 orang), Sekretaris (1 orang), Pencari dana (tergantung kebutuhan, contoh 3 orang), Negosiator (orang yang suka bernegosiasi misal pada waktu penawaran harga sewa bus, karcis, dll, cukup 1 orang biasanya bagian ini yang mencari bus), PU -Pembantu Umum- (2 orang)

3. SUSUN PROGRAM KERJA TIAP BIDANG/BAGIAN
contoh program kerja :
Ketua : bertanggungjawab atas lancar dan terlaksananya tour.
Bendahara : mengelola dana yang masuk dari pencari dana atau pihak lainnya, bertanggungjawab kepada ketua.
Sekretaris : bertugas dalam korespondensi, teknis, yang lain sebagainya yang akan mempermudah terlaksananya tour
Pencari Dana : bertugas mengumpulkan dana untuk terlaksananya tour, dalam kasus ini pencari dana memungut biaya yang sebelumnya telah ditentukan kepada siswa atau orangtua siswa
Negosiator : bertugas untuk bernegosiasi dengan pihak lain yang akan menguntungkan pihak penyelenggara tour, misal negosiasi harga sewa bus, tiket, dll. biasanya orang ini adalah orang yang cukup pandai berbicara. tapi perlu diingat, untuk tidak melanggar aturan yang ada
 Pembantu Umum : bertugas membantu panitia yang lain yang memerlukan bantuan.

4. PERUMUSAN WAKTU, TEMPAT, dan BIAYA TOUR
Waktu :  
Untuk sementara waktu yang telah ditentukan adalah pada Rabu, 29 Desember 2010, atau pada Ahad, 02 Januari 2011. namun hal ini bisa berubah secara mendadak
Tempat :
Untuk menentukan tempat, sebelumnya pihak sekolah pertemuan internal antar staf, kemudian mengkonfirmasikan rencananya kepada pihak yayasan, setelah mendapat persetujuan, selanjutnya mengumumkan rencana tersebut kepada orangtua siswa disela-sela acara pertemuan pihak sekolah dengan orangtua. untuk menentukan tempat, dipertimbangkan biaya yang dibutuhkan, jarak, antusiasme siswa dan orangtua, dll. setelah dipertimbangkan maka tujuan tur ini adalah ke Kebun Binatang Ragunan
Biaya :
Dalam penentuan biaya untuk terlaksananya tour ini ada berbagai macam hal yang perlu dipertimbangkan, di antaranya biaya sewa bus, konsumsi panitia, konsumsi dan uang untuk sopir dan kondektur (Sunda : Uang Jejek), biaya tol, karcis masuk, parkir dan lainya yang dianggap perlu.
contoh perhitungan biaya :
Biaya Sewa Bus : Rp. 2.200.0000,-/hari
Konsumsi Panitia : Rp. 100.000,-
Uang Jejek : Sopir (Rp. 100.000,-), kondektur (Rp. 75.000), dan konsumsinya 75.000, Total Rp. 250.000/bus
Tol : Rp. 150.000/bus
Karcis : 5.000 x 60 = Rp. 300.000/bus
Parkir : Rp. 25.000/bus

Bila dijumlahkan biaya modal untuk pelaksanaan tour ini adalah : Rp. 3.025.000,-/bus
Kita coba menghitung biaya modal yang nantinya akan dijadikan patokan untuk menentukan biaya yang akan dikenakan kepada siswa.
Jumlah total biaya / jumlah penumpang
3.025.000 / 60 = 50.417
Kita telah mengatahui biaya modal untuk tour tersebut, selanjutnya kita tinggal menentukan biaya yang akan dikenakan kepada siswa, dengan mempertimbangkan hasil Analisa SWOT di atas. Dan biaya yang paling relevan dengan hasil Analisa SWOT di atas adalah Rp. 60.000/siswa.
Yang terakhir dari proses ini adalah promosi kepada target yakni siswa, kita bisa membuat pamplet, pengumuman di papan pengumuman, dll. Yang intinya akan meningkatkan jumlah peserta tour ini. 
SEKIAN

Terima kasih kepada anda yang telah membaca tulisan ini, kalau bisa kasih komentar dan masukan atau koreksi apabila terjadi kesalahan, dan mohon maaf bila terdapat kesalahan dalam tulisan ini, PENULIS.

Ditulis Oleh : Nurdin Nurdiana Hari: 5:38 PM Kategori:

1 comments:

Komentar

 

Blogroll


Followers

Berlangganan

Enter your email address:

Delivered by FeedBurner


Follow Us !